时间管理:这次彻底打败拖延

这一讲是任务管理力的第二个关键知识点:时间管理。

或许你也和我一样,从小就特别拖延,暑假作业总是要拖到开学前的最后一天才拼命补;

后来长大了,开始习惯性地踩着「deadline」完成工作,似乎截止日期真的就是第一生产力;

日常生活中说过最多的话就是「不着急」和「下次吧」,于是想去的地方永远没去,想见的人也永远见不到;

……

为什么我们明明知道应该提早完成任务,但总是习惯性地拖拖拖呢?

这和我们今天要讲的主题,时间管理有关。

让我们来看看这一讲的内容有哪些?

首先,我会和你讲一讲什么是时间管理,时间管理的意义是什么;

接着,我们一起来学习怎样做好时间管理;

最后,我会和你分享一些时间管理上的难点,帮助你找到改善时间管理的关键。

时间管理的定义

好,我们来聊一聊时间管理。

大家也许对时间管理这个词都不陌生,但其实很多人对它的理解还是存在误区。

很多人都觉得时间管理可以用来帮助自己提高效率,增加对时间的利用率。

实际上,单纯的增加效率,只会让事情越来越多,工作越来越忙。

而时间管理强调的是,你可不可以在有限的时间内,更高效地达到你想要的生活质量和个人价值感。

所以,去分清楚生活中哪些事情对自己更重要,把时间花在自己所喜欢的重要事情上是你需要思考的,而时间管理的本质是按自己的价值观进行选择。

时间管理的意义

好,在了解了时间管理是什么之后,那么接下来,我要告诉你的是时间管理的意义。

首先,时间管理能够帮助你完成更多有价值的任务。

有时候你拖延,其实是因为打心眼里觉得这个任务没有价值,所以在时间管理的过程中,你就能确定哪些工作对你而言价值感比较高,然后优先去完成它。

另外时间管理也能帮助你用更高效的方式来完成当下的任务,这是第二个意义。

接下来,时间管理中的很大一部分都要求你去了解自己和自己的工作方式,然后逐渐找到最适合自己的完成任务的方式。

所以时间管理的第三个意义就在于帮你找到属于自己的工作方式。

第四呢,时间管理可以提高你的生活质量和个人价值感,这是因为我们的很多价值感都来自于一些任务的完成。

所以当你通过时间管理,更好地完成了有价值的工作以后,就自然而然产生了价值感。

最后,时间管理最重要的意义在于平衡我们的生活和工作。

如何做好时间管理?

在了解了时间管理是什么,意义有哪些之后,现在我要和你分享一些时间管理的方法了。

准备工作

很多人会觉得时间管理就是画个表格,把自己要做的事列一列,立马开始就能完成的。

事实上,在真正开始时间管理之前,其实是有很多准备工作的。

首先要从个人层面进行准备。

第一个准备是了解你的个人特质。

可以通过一些测试,比如 MBTI 职业性格测试,这是一种职业人格评估工具,能帮助我们从复杂的个性中提炼出四个职业方面的关键要素——动力、信息收集、决策方式和生活方式。

比如,在这个测试中有一个纬度是「判断—知觉」。

如果你是偏向「判断」的人,那天生比较有规划感,适合做框架性的时间管理;而偏向「知觉」的你就更适合自由的时间管理,比较需要有自己的节奏。

第二个准备是觉察并承认你的生理节奏:你是习惯性的夜猫子,还是会早睡早起的人?

我的一位作家朋友和别人作息不太一样,她习惯中午起床,然后从下午写到半夜,尤其是夜间的产出质量比较好。所以你的时间管理应该适应自己的生理节奏。

第三个是要了解并接受你的工作习惯。

我有个朋友就是那种没有办法一直坐在电脑前面工作的人,每隔两个小时就要出去逛十分钟,所以我会建议 ta 在时间管理中加入休息的时间。

大家都需要花一段时间去观察自己的工作习惯。

并且要对自己诚实,而不是错误地把自己对工作状态的期待当作习惯。

那个人层面的问题准备好之后,接下来要准备的,就是去了解你要完成的任务。

首先是任务的性质。

你要完成的任务的特质是有差异的,不同的任务是不能用同样的方式去进行时间管理的。

例如番茄工作法只适合时间可控的工作,比如背单词,随时开始随时结束都行;但是如果你做创意性工作,比如原创写作,那时间到了肯定不能停止,不然灵感就跑了。

其次是对任务时间的估计。

大家要现实一些,看看你之前在相似的任务上花了多少时间就可以了,这就是你的基线值,在基线值附近浮动都是可以的,但不要妄想安排三小时的时间来做原本需要六小时的事情。

在时间估计上,还需要预估到可能出现的干扰,然后把这些干扰可能需要耗费的时间计算进去。比如在工作的时候要去取个外卖、或是突然需要解答同事的某些问题,这样就有一些时间的余地了。

具体如何去做?

现在我们做完了准备工作,就要正式进入到具体如何去做时间管理的部分了。

第一步是从目标到待办事项的推进。

我们先来说目标分割这件事。我们之前的课里也有说到,目标可以被分为长期目标和短期目标,如果你只有长期目标的话,会很难落实在自己的时间管理上。

就比如你空有一个要「赚一百万」的目标,落实下来是很难的,根本无从下手;但可以把长期目标分割成为短期目标,尽量分割得小一些,继续拿赚一百万这个长期目标来举例,比如要先打造自己的稀缺能力,找到自己擅长的方向,然后按照市场现状分析这个方向的前景,再组建自己的团队,接着一步步推进自己的产品……

在做完目标分割之后,接下来要考虑不同短期目标需要耗费的心理能量,然后按照轻重缓急,得出一个待办事项表格。这里想和大家介绍一个四象限法,横坐标是紧急性,纵坐标是重要性。时间管理:这次彻底打败拖延

时间管理:这次彻底打败拖延

第一个象限的事情是重要且紧急的,要马上去做,比如明天你要交一个产品计划报告给投资公司,那么今天这件任务的优先度就应该是最高的;

第二象限重要但不紧急,这里就可以仔细计划一下,比如前面我提到过的打造自己的稀缺能力,就算今天或者明天你能力没有增长,对目标的影响也不大;

第三象限是既不重要、也不紧急的事情,可以督促自己尽量减少这部分的精力消耗;

第四象限是紧急但不重要的事情,可以考虑找别人来帮忙完成,最典型的就是领导布置给你的一些基础任务,比如打印或者整理文件,就可以交给实习生。

第二步是从待办事项到时间表

好,现在你明确了自己的待办事项,我们就要往时间表里填了。

在时间表的选择上,年计划不太好,除非你做很大的项目,否则你很难坚持下来;月计划和周计划其实是一个不错的方式,因为这两种时间跨度相对比较可预期,你也能比较容易地把短期计划安排在一个月或者一周内;日计划适合每天都有很多工作需要管理的人来使用。

还有,尝试那些带有计时功能的 app,这样比较方便你复盘自己的一天。

第三步是从时间表到实施

规划好了自己的在一段时间内的计划后,最重要的就是对这个计划的实施了。

首先,你必须要接受并开始这个计划。比如你周日晚上写了一个计划表,但是之后的一周内根本没有打开过它,觉得这个时间表定的太紧,那么它的存在就没有意义。

所以这个时间表一定要符合你现在的情况,你也一定要在实践它的过程中去不断调整。

其次,要建立合理的奖赏和陪伴机制。比如今天完成了时间管理计划,就奖励自己喝一杯奶茶。

最后,在实施中很重要的一点,就是要减少可能的干扰。比如在做很重要的事情时,还是把手机放远一点吧。

应对时间管理的难点

好,在你听完这些方法之后,有没有想要去试试看呢?

先不着急,最后我还要和你说几点在时间管理中的难点,去攻破它们,你会更好的完成时间管理。

正确看待计划调整

首先是,正确看待计划的调整。

很多时候,我们有了计划,也会被一些事情耽搁,导致没有办法完全按照这个计划去实施。

计划制订的过程,其实是一个梳理流程,清点资源的过程,变化是不可预测的,但也正是因为有了一个基本的计划,让你可以在这个框架中进行调整,确保事情仍然有方向继续执行下去。

觉察常见的拖延机制

还有一种可能,即使在没有其他事情耽搁的情况下,我还是想要拖延,不想去执行我的计划,或许还有的人会因此把自己评价为是一个懒惰的人。

我想说的是,拖延的背后可能未必单纯是因为懒。

而想要战胜这种习惯,我们首先就要认清它背后的原因,所以接下来我会介绍四个导致拖延的因素,帮助你更好地觉察自己为什么拖延:

第一个原因是完美主义。

部分完美主义者非常害怕失败,他们会提前预想自己完成任务后的后果。

一旦意识到自己有很大的可能会失败,他们就会尽可能地拖延这项工作,潜台词是「我要等到自己准备更充分的时候再开始」。

第二个原因与自我价值有关。

我们对于一件事情的满意度等于事情的结果减去期望,这意味着很多人会通过拖延来刻意降低自己的期望,选择采用一个「不可能好好完成任务」的姿态来防御任务失败后自我价值的降低。

这样一来,即使结果不尽如人意,他们也可以大方归结为:我时间不够。

最后一个原因,单纯对任务本身的排斥。

比如有些人就是非常不喜欢做书面工作,每次老板布置给 ta 们整理会议记录的任务,ta 们都要拖到不能再拖下去的时候才开始动笔整理。

如果你没理由的排斥去做某些事情,这也是一次自我觉察的好机会。

总结

好了,我们最后来回顾一下今天学到的重要知识点:

一:时间管理是在有限的时间内,帮助我们更高效地达到想要的生活质量和个人价值感的一种规划方式;

二:时间管理的意义包括了任务完成本身和个人体验两个层面,最终是为了帮助我们达成生活和工作上的平衡;

三:想要做好时间管理,我们应该从准备工作开始做起,分解好目标,再逐步将待办事项具体化在时间表上,最终坚持实施。

  版权声明:本站部分内容收集整理于网络,仅供学习和交流,版权归原作者所有,内容仅供读者参考,如有侵权请联系我们。转载请注明出处:https://www.hxwke.com/20892.html

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注